如何向領導匯報工作?別傻傻念稿子,高手用6個套路,倍受重用

小林突然接到辦公室主任的電話:你們部門經理出差了,你趕緊去集團公司董事長的辦公室,向領導匯報一下項目的進展情況。小林激動之余,也有點麻爪,平時都是經理去匯報,自己也沒有經驗啊。

小林電腦里正好有一份給經理準備的項目進展情況報告,他趕緊打印兩份跑步前進。進了董事長的辦公室,小林把一份材料交給領導,自己坐在領導對面,不敢抬頭,低頭念稿子。董事長邊聽小林匯報,邊翻看材料,過了五分鐘,有些不耐煩地說:這不是開大會,你別念稿子了,簡單說一說就行!

小林頓時滿頭大汗,吭哧吭哧說了五分鐘,董事長擺擺手說:你先回去吧,我越聽越糊涂,我先看看材料,等你們部門經理回來,讓他到我這里來一趟。小林悻悻走出領導的辦公室,拍拍胸口安慰自己,還是等部門經理回來匯報吧,嚇死我了。

其實,向領導匯報工作是職場人士的基本功。匯報工作,也是一把雙刃劍,既可能給你加分,也可能給你減分。對于小林來說,由于沒有掌握匯報工作的技術,不但喪失了一次展示自己的機會,還給自己的職業形象減了分數!所以,學會如何向領導匯報工作,是一項非常重要的能力。傻瓜才低著頭念稿子,職場高手都懂這6個套路,被領導高看一眼、備受重用。

【一】提前打好腹稿。

向領導匯報工作,非常體現匯報者的工作水平和表達能力。念稿子,固然比較安全,但也會丟人,暴露出你的駕馭工作和口頭表達能力的弱點。如果不拿著稿子,顯得對領導不夠尊重,用領導的話說:你帶著一張嘴就來了!

所以,向領導匯報工作,要提前準備腹稿。有兩種準備方法:第一種是平時養成習慣,把匯報材料提前熟悉,形成自己的口語表達邏輯,提前把腹稿準備在肚子里。第二種是臨時抱佛腳,在去匯報的路上、車上迅速組織匯報語言。

到達領導辦公室,要把匯報材料呈閱一份,自己手上拿著一份,然后目光平視領導,侃侃而談,不時進行目光交流,顯得自信、從容、大方,必要時可以低頭看一眼稿子。此時此刻,稿子只是一種備用資料,匯報水平完全體現在口頭表達上面。

【二】要單獨準備匯報稿。

我的領導進步很快,仔細觀察他的工作方法,有許多值得借鑒的地方。有一次,我無意撞見他在辦公室里默誦自己的匯報稿。用的稿子不是我給他寫的長達5000字的報告,而是他自己準備的500字匯報稿。他運用的600字法則,任何大事,都要訓練自己在600字之內說清楚。

作為優秀的領導者,必須首先成為有心人,而不是「甩手掌柜」。別人給你準備的匯報材料,一般都是長篇大論,用作給領導匯報,那是不恰當的,一本正經、四平八穩、啰里啰嗦,領導給你面子,可能會耐心聽完,不給你面子,當場就打斷你了。

所以,重要的工作匯報,自己要準備一份邏輯清晰、重點突出、言簡意賅的口頭匯報稿。后來,我給新任領導準備匯報材料,都是悄悄地準備兩份,一份是正式的文字材料,一份是用于簡短口頭匯報的精練版,深受領導賞識。不僅僅是為了服務領導,也是為了鍛煉自己的總結提煉能力。

【3】要經常向領導匯報。

職場大師麥考梅克曾說:誰經常向我匯報工作,誰就在努力工作;誰不經常匯報工作,誰就沒有努力工作。這句話有著深刻的辯證邏輯,不僅僅是為了在領導面前多刷存在感,而是經常利用這種機會,多與領導溝通交流,不僅僅讓領導掌握更多情況,也讓自己掌握更多信息。

行走職場,雖然「結果導向」非常重要,但是「過程管理」也非常關鍵。有些職場人只認結果導向,領導交辦什麼事情,就認為領導不用管了,反正我最后給你拿出結果。在體系內的職場,這種做法是非常幼稚可笑的,如果讓領導感覺你就像「風箏斷了線、不能掌控」,那你就麻煩了,即便你能拿出結果,領導也是對你不放心的。

所以,遇到重大任務或領導關心的事情,要堅持「結果導向」,也要加強「過程匯報」,重點的時間節點、關鍵的把握環節,要經常向領導匯報,拿不準的環節要隨時請示。不要擔心領導會厭煩,養成習慣后,領導反而是喜歡的。其實,領導最討厭的是那種自以為是、很少匯報的「斷線風箏」。

【四】要做選擇題而不是判斷題。

職場上的決策邏輯是自上而下,下屬是建議權,領導是決策權。記得我第一次向領導匯報工作,領導用開玩笑的方式敲打我:你這是讓我做判斷題啊。后來,我就學聰明了,匯報工作要擺2-3個方案,把最成熟的方案擺在第一位,讓領導做選擇題,提升領導的優越感、滿足領導的決策欲,也是爭取資源傾斜的途徑之一。

換位思考一下:把方案做得如此完美,而且只有一個選項,倒逼領導只能「同意」。那麼,所有的成績和功勞似乎都是你的,領導的心里其實是不爽的。如果你做出2-3個方案,讓領導「拍板」決策,同時提出一點建議,然后把方案再完善一下,領導的成就感就會大大增強,自然也會對你產生好感。

【五】要養成主動匯報的習慣。

我剛入職的時候,做完工作,不知道該不該匯報,總是等領導來問我。后來,領導半開玩笑、半批評我說:你的屁股是大象屁股,推一推、動一動,我不問你,你就不說是嘛!從此,我就明白了,做完任務,早匯報比晚匯報要好,主動匯報比被動應對要好。

還有一次,我外出給領導辦一件私事,本以為這是一件「芝麻大的小事」,辦完我就順道回家了。沒想到領導半夜打電話問我辦理得怎麼樣?我說下午5點就辦完了。領導生氣地訓我:那你怎麼不早說,害得我夜里睡不著覺。原來,我以為是小事,沒想到領導如此牽掛。

做完領導交辦的工作,我都會在第一時間匯報。重要的事情,我會當面給領導簡單匯報一下處理的結果和下一步的打算。常規性的工作,我做完之后,隨手給領導發一個短信:此項工作已完成。別小看這個小小的信息,可以起到四兩撥千斤的作用,讓領導知道辦理結果,做到事事有落實、件件有回音。

【六】要做到匯報有方案。

有一次,部門經理帶我們向領導匯報工作,羅列了一大堆存在的問題。領導沉默了半天,不滿意地對我們說:提問題誰不會?小嘴一張就可以。問題都甩給領導嗎?你們的解決方案呢?

從此以后,我明白了一個原則:凡是匯報問題,后面必帶解決方案,沒有準備解決方案,不要輕易向領導匯報。領導最討厭的一種人,就是只說問題不說方案的人。匯報工作的目的不是向領導提出困難和問題,還要站在領導的維度上找到解決問題的方案。

另外,還要掌握一個小技巧:先說結論,再說論據。領導都很忙,有些時候,他只需要決策就可以了。所以,遇到比較繁忙的領導,我們要采取倒金字塔結構的匯報方式,先說結論或方案,再匯報理由。有些領導信任下屬,聽完結論就直接拍板了,大大提高了決策效率。


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