《麥肯錫》:有能力的職場人,掌握13個高效工作秘訣,送給焦頭爛額的你

麥肯錫作為全球最著名的管理咨詢公司,其工作的全部就是為了解決企業的問題。

就像世界上出現鎖以后必然有相匹配的鑰匙, 問題與方法也是共存的。如何找到最合適、最高效的方法,是每一個人必須認證對待的問題。

一、正確做事,更要做正確的事

「正確地做事」強調的是效率,重視做一件工作的最好方法;「做正確的事」強調的是效能,重視時間的最佳利用——這包括是做或者不做某項工作。

實際上,第一重要的卻是效能而非效率,我們需要朝著正確的目標快速推進。

1. 找出「正確的事」

更深入地挖掘和分析問題,給自己提供足夠的決策依據。

2. 從一開始就懷有最終目標

每一項工作都有其特定的最好結果,這就是我們所期望達成的最終目標。高效能人士最明顯的特征就是,他們往往在做事之前,就清楚地知道自己要達到一個什麼樣的目的,為了達到這樣的目的,哪些事是必須的,哪些事往往看起來必不可少,其實是無足輕重的。

二、做要事,而不是做急事

1. 編排行事優先次序

工作是以目標的實現為導向的,應從目標出發,按事情的 「 重要程度 」 編排行事的優先次序。所謂 「 重要程度 」,即指對實現目標的貢獻大小。對實現目標越有貢獻的事越是重要, 它們越應獲得優先處理 ;對實現目標越無意義的事情,愈不 重要,它們愈應延后處理。簡單地說,就是根據 「 我現在做的,是否使我更接近目標 」 這一原則來判斷事情的輕重緩急。

2.精心確定主次

要做到這一點,你要問自己四個問題:

(1)我從哪里來,要到哪里去?

(2)我需要做什麼?

(3)什麼能給我最高回報?

(4) 什麼能給我最大的滿足感?

3. 做事情的四個層次

如下圖的 4個象限。我們每個人每天面對的事情,按照輕重緩急的程度,可以分為以下四個層次,即重要且緊迫的事 ;重要但不緊迫的事 ;緊迫但不重要的事 ;不緊迫也不重要的事。

只有在象限 B,它才是卓有成效的個人管理的核心。盡管 這些事不緊急,但它卻決定了我們的生活質量、受教育程度、 品味培養、工作業績等等。

只有養成 「 做要事不做急事 「 的 良好個人習慣,你工作起來才會駕輕就熟。你會提前做工作 計劃,按時復習功課,經常鍛煉身體,保持良好狀態,并且 避免了臨陣磨槍的緊張和尷尬。這也就是我們所提倡的。

4. 把重要事情擺在第一位

工作是要有章法的,不能眉毛胡子一把抓,要分輕重緩急!以下是兩個建議: 每天開始都有一張優先表;把事情按先后順序寫下來,給自己制定一個進度表。下面是有助于你做到這一點的三步計劃:

(1)估價。首先,你要用目標、需要、回報和滿足感這 四項內容對將要做的事情做一個估價。

(2)去除。第二是去除你不必要做的事情,把要做但不 一定要你做的事情委托別人去做。

(3)估計。記下你為目標所必須做的事,包括完成任務 需要多長時間,誰可以幫助你完成任務等資料。

三、關注大畫面

1. 關注最終的目標

當你想方設法去解決一個困難而復雜的問題時,如果同時盯著許多需求,就容易喪失目標。你要時不時地從正在做的事情中抬起頭來想一想。

問自己一些最基本的問題:你在做的事情對解決問題究竟如何?它是如何推進你的思路的?這是不是你現在正在進行的最重要的事情?如果它沒有多大的幫助,你為什麼還要做呢?

因此,在每日忙忙碌碌的生活中,我們一定要隨時懷有這個終極目標,隨時關注著人生這個大畫面,隨時豐富自己的人生價值觀。這樣,我們才能獲得很高的效能,獲得自己想要的結果。

2.我現在做的,是否使我更接近目標?

為了避免成為一個空談主義者,我們必須立即行動起來。首先該做的就是必須將我們的終極目標化為明確的具體目標,化為實際可行的目標,并且立即朝著這個目標徹底行動起來。

為了不使自己所列的這些目標成為空談,我們準備了一些問題,希望你在做計劃的時候,參照一下,時時追問一下自己:

(1)我訂下的這套遠期、中期與近期目標是不是明確, 是不是可行?

(2)對于下星期所想從事的工作,我是不是已有清晰的 概念?

(3)在一個工作日開始之前,我是不是已考慮妥當這一 天的工作次序?

(4)我是不是以事實之重要性而非以其緊迫性作為確定 行事優先次序的依據?

(5)我是不是把注意力集中于目標而非集中于過程,又 是不是以績效而非以活動量作為自我考核之依據?

四、麥肯錫的高效時間管理技巧

1.工作秩序條理化

(1) 把辦公桌上所有與正在做的工作無關的東西清理干凈。必須確保你現在所做的工作應該是此刻最重要的工作。

(2)不要因為受到干擾或者疲倦放下正在做的工作,轉而去做其他不相干的事情,你一定要力求把你手頭的工作做完 后再開始另外的事情,即使這項工作遇到了礙,你也要盡量完成到一個再做它時容易開始的階段。

(3)一項工作做完后,一定要把與這項工作相關的資料 收拾整齊,并按照類別把它們放到合適的位置,千萬不要把 它們就這樣攤放在辦公桌上。下一步你該核對一下剩下的工 作,然后去進行第二項最重要的工作。

2. 重視團隊的力量

個人的知識和能力是有限的,依靠和利用團隊成員的知識、經驗和能力共同完成項目是明智的選擇,不要擔心功勞被別人搶走。

3. 先摘好摘的果子

通俗地說,就是先從最容易、最有把 握的地方做起。在心里自然地建立起一種信心,我一定能把目標實現,進而在以后的旅途中,能夠抗得起命運的重擔。這同時也是一個循序漸進的過程,我們這樣由易到難地做事,自己心里對這個過程肯定會越來越熟悉,所以在困難越來越大時,我們能夠沉著應付,而不失方寸。

4. 重要的少數與瑣碎的多數:80/20 原理

「80/20 原理 」 對工作的一個重要啟示便是:避免將時間花在 瑣碎的多數問題上,因為就算你花了 80% 的時間,你也只能 取得 20% 的成效。你應該將時間花于重要的少數問題上,因 為解決這些重要的少數問題,你只需花 20% 的時間,即可取 得 80% 的成效。

5. 一次只能解決一件事

許多人在工作 中把自己搞得疲累不堪,而且效率低下,很大程度上就在于 他們沒有掌握這個簡單的工作方法:「 一次只能解決一件事。」 他們總試圖讓自己具有高效率,而結果卻往往適得其反。「


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